Rechnungsnummern mit eigenen Formaten erstellen

Das Rechnungsnummernformat stellen Sie direkt beim Erstellen einer neuen Rechnung ein: Klicken Sie neben dem Feld Rechnungsnummer auf Format, wählen Sie eine Voreinstellung oder bauen Sie ein benutzerdefiniertes Format und übernehmen Sie die Vorschau. Jedes gespeicherte Format merkt sich seine eigene letzte Rechnung.

Der wichtigste Vorteil sind mehrere parallele Nummernkreise. Verwenden Sie beispielsweise RE-2026-001 für reguläre Rechnungen und SHOP-2026-001 für Bestellungen aus dem Onlineshop. Filialen und andere Vertriebskanäle lassen sich ebenso trennen; jedes Format setzt an seiner eigenen letzten Rechnung fort.

Die Schaltfläche unten öffnet eine neue Rechnung mit bereits eingeblendetem Format-Panel. Manuell erreichen Sie es über Format direkt neben der Rechnungsnummer. Außerhalb von Simple Invoicing vergebene Nummern müssen Sie weiterhin in Ihrer vollständigen Prüfung berücksichtigen.

Wo Sie das Rechnungsnummernformat einstellen

Die Formatauswahl befindet sich unmittelbar am Nummernfeld im Formular für eine neue Rechnung.

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   Neben der Rechnungsnummer auf Format klicken

   Öffnen Sie Neue Rechnung und klicken Sie neben dem Nummernfeld auf Format. Der Direktlink auf dieser Seite öffnet dasselbe Formular und blendet das Panel automatisch ein.

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   Voreinstellungen oder Benutzerdefiniertes Format wählen

   Nutzen Sie ein fertiges Muster oder kombinieren Sie Jahr, Monat, Trennzeichen und einen Zähler selbst. Ein eigener Textbaustein erzeugt Präfixe wie RE, SHOP oder ein Filialkürzel.

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   Vorschau prüfen und Anwenden wählen

   Das Panel berechnet die nächste Nummer des gewählten Formats. Anwenden trägt sie ein und verknüpft die gespeicherte Rechnung mit diesem Format, damit genau dieser Nummernkreis später fortgesetzt wird.

Eigenes Präfix und Format erstellen

Öffnen Sie Benutzerdefiniertes Format und fügen Sie Bausteine per Klick hinzu. Der eigene Textbaustein dient als Präfix oder Suffix, etwa RE, SHOP oder ein Filialkürzel. Ergänzen Sie Jahr, optional Monat, Trennzeichen und genau einen Zähler NN, NNN oder NNNN.

Die Vorschau aktualisiert sich beim Zusammenstellen. Nach Anwenden und Speichern erscheint das verwendete Format im Verlauf und kann später erneut ausgewählt werden. Ein häufiges Format lässt sich außerdem als Standard im Konto festlegen.

• Jahr wahlweise vier- oder zweistellig.
• Monat als zweistelliger Wert.
• Ein Sequenzzähler mit zwei bis vier Stellen.
• Eigener Text sowie Bindestrich, Schrägstrich oder Unterstrich.

Mehrere Nummernkreise gleichzeitig führen

Rechnungen speichern das verwendete Format. Wird es erneut gewählt, sucht Simple Invoicing die letzte passende Rechnung dieses Formats und erhöht dessen Zähler. Der reguläre RE-Nummernkreis beeinflusst SHOP daher nicht, obwohl beide im selben Konto verwendet werden.

Importierte, manuell geänderte oder ausschließlich extern gespeicherte Rechnungen müssen Sie zusätzlich prüfen. Die Anwendung kann keine Nummer berücksichtigen, die nur in einem anderen System existiert.

Der Generator verhindert nicht jede Doppelvergabe

Manuelle Änderungen, mehrere Systeme und getrennte Nummernkreise können weiterhin zu Überschneidungen führen. Die Vorschau zeigt das Ergebnis des gewählten Formats, aber nicht automatisch sämtliche außerhalb der Anwendung vergebenen Nummern.

Der Generator erstellt Nummern für lokale PDF-Dokumente, aber keine XRechnung, ZUGFeRD- oder andere strukturierte E-Rechnung. Verwenden Sie ihn nur für B2C-, Kleinunternehmer- oder sonstige Fälle, in denen eine PDF-Rechnung zulässig ist.

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Häufige Fragen