Wenn die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG auf Sie und den Umsatz anwendbar ist, stellen Sie die Rechnung ohne gesonderten Umsatzsteuerausweis aus. Im Formular deaktivieren Sie die Umsatzsteuer und können einen geprüften Hinweis in den eigenen Fußtext aufnehmen.
Viele Rechnungsvorlagen zeigen automatisch Nettobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuer. Für eine Kleinunternehmer-Rechnung kann das irreführend sein: Eine versehentlich ausgewiesene Steuer ist nicht bloß ein optischer Fehler. Deshalb sollte die steuerliche Einstellung vor den Positionen feststehen.
Diese Seite erklärt die Bedienung der Rechnungserstellung, nicht Ihre Berechtigung zur Kleinunternehmerregelung. Nach der aktuellen BMF-FAQ sind Kleinunternehmer von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen jedoch empfangen können. Prüfen Sie Status und Formulierung anhand der aktuellen Vorschriften oder mit Ihrer Steuerberatung.
Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellenKleinunternehmer-Rechnung in drei Schritten
Legen Sie zuerst die Umsatzsteuer-Einstellung fest. Dadurch bleibt die Positionsübersicht frei von Steuersätzen, die auf dieser Rechnung nicht ausgewiesen werden sollen.
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1
Umsatzsteuer deaktivieren
Stellen Sie die neue Rechnung auf „ohne Umsatzsteuer“. Positionen werden dann aus Menge und Einzelpreis berechnet, ohne einen Steuerbetrag hinzuzufügen.
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2
Pflicht- und Zahlungsdaten ergänzen
Tragen Sie Rechnungspartner, Nummer, Daten, Leistungsbeschreibung, Preise, Fälligkeit und die vereinbarte Zahlungsart ein.
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3
Hinweis und PDF prüfen
Fügen Sie bei Bedarf einen fachlich geprüften Hinweis in den Fußtext ein. Kontrollieren Sie im PDF, dass nirgends Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen wird.
Beispiel: Übersetzungsleistung ohne Steuerausweis
Eine Übersetzerin hat für einen inländischen Geschäftskunden einen Text bearbeitet. Nach ihrer geprüften steuerlichen Einordnung nutzt sie die Kleinunternehmerregelung. Sie erfasst „Übersetzung Produktbeschreibung, 3.200 Wörter“ als Position mit dem vereinbarten Gesamtpreis von 480 Euro und deaktiviert die Umsatzsteuer.
Die Rechnung enthält ihre Anschrift, die Kundendaten, eine eindeutige Rechnungsnummer, Leistungs- und Ausstellungsdatum, Fälligkeit und Bankverbindung. In den Fußtext übernimmt sie die mit ihrer Steuerberatung abgestimmte Formulierung. Der Endbetrag bleibt 480 Euro; es erscheint kein zusätzlicher Umsatzsteuerbetrag.
- Leistung: konkret nach Umfang oder Zeitraum benannt.
- Betrag: 480 € ohne gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer.
- Hinweis: nur eine aktuell geprüfte, zum Sachverhalt passende Formulierung.
Was auch ohne Umsatzsteuer auf die Rechnung gehört
Die deaktivierte Steuer entfernt nicht die übrigen Rechnungsangaben. Der Beleg muss nachvollziehbar machen, wer wem welche Leistung wann und zu welchem Preis berechnet. Eine eindeutige Nummer und klare Daten helfen zudem, Zahlung und Unterlagen später wiederzufinden.
Beschreiben Sie Positionen genauer als nur mit „Dienstleistung“. Menge, Einheit und Einzelpreis sollten zur Vereinbarung passen. Bei einer Überweisung geben Sie die richtige Bankverbindung und ein konkretes Zahlungsziel an. Die Anwendung berechnet daraus den Gesamtbetrag und erstellt das PDF.
- Vollständige Angaben von Leistendem und Rechnungsempfänger.
- Rechnungsnummer sowie Ausstellungs- und Leistungsdatum.
- Art und Umfang der Leistung, Menge und Preis.
- Zahlungsziel und passende Zahlungsinformationen.
Eigener Fußtext statt fest eingebauter Rechtsformel
Simple Invoicing schreibt bewusst keinen universellen Kleinunternehmer-Satz in jede Rechnung. Ein statischer Text könnte nach einer Gesetzesänderung oder in einem besonderen Umsatz unpassend sein. Sie können stattdessen einen eigenen Fußtext hinterlegen und ihn vor der Verwendung fachlich prüfen.
Ändert sich Ihr Status, erstellen Sie neue Rechnungen mit der dann zutreffenden Einstellung. Bereits ausgestellte Rechnungen sollten nicht still überschrieben werden; notwendige Korrekturen gehören in den für Ihre Unterlagen richtigen Prozess.
Grenzfälle sind keine Formulareinstellung
Auslandsleistungen, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Sachverhalte, ein Wechsel der Besteuerung oder besondere Branchenregeln können andere Angaben erfordern. Der Schalter „ohne Umsatzsteuer“ beurteilt keinen dieser Fälle.
Simple Invoicing erstellt PDF-Rechnungen, führt aber keine Buchhaltung, Steueranmeldung oder Statusprüfung durch und empfängt keine strukturierten E-Rechnungen. Lassen Sie Voraussetzungen und Formulierungen bei Unsicherheit prüfen.
Passende weitere Anleitungen
Häufige Fragen
Nein. Der Gesamtbetrag ergibt sich aus Mengen und Einzelpreisen; es wird kein gesonderter Umsatzsteuerbetrag hinzugefügt oder ausgewiesen.
Nein. Sie können einen eigenen Fußtext verwenden. Prüfen Sie die aktuelle und für Ihren Fall passende Formulierung anhand offizieller Informationen oder mit Ihrer Steuerberatung.
Nein. Die Anwendung kennt Ihre steuerlichen Voraussetzungen und Umsätze nicht. Sie setzen die Rechnung auf Basis Ihrer bereits geklärten Einordnung auf.
Das Formular unterstützt auch Rechnungen mit Umsatzsteuer. Verwenden Sie die Einstellung aber erst, wenn sie zu Ihrem dann geltenden Status und dem konkreten Umsatz passt.
Eine klare Rechnung ohne unnötige Steuerzeilen
Deaktivieren Sie die Umsatzsteuer, erfassen Sie die Leistung und prüfen Sie Hinweis und Gesamtbetrag im fertigen PDF.
Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellen