Simple Invoicing kann eine unterstützte Bank-E-Mail lesen, Betrag und Währung mit offenen lokalen Rechnungen abgleichen und genau einen eindeutigen Treffer als bezahlt markieren. Die Funktion synchronisiert keine strukturierten E-Rechnungen.
Sie geben keine Online-Banking-Zugangsdaten weiter und verbinden Ihr Bankkonto nicht. Die Anwendung erstellt eine individuelle E-Mail-Adresse, an die Ihre Bank ihre normale Benachrichtigung über den Zahlungseingang sendet.
Der Abgleich ist bewusst vorsichtig. Wenn zwei Rechnungen passen könnten oder eine Angabe in der E-Mail von der Rechnung abweicht, wird keine Rechnung automatisch geändert.
Kontoeinstellungen für den Zahlungsabgleich öffnen Anmeldung erforderlichSo aktivieren Sie den automatischen Zahlungsabgleich
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1
Funktion in den Einstellungen aktivieren
Öffnen Sie Ihre Kontoeinstellungen und wählen Sie in der Karte Automatischer Zahlungsabgleich die Aktivierung aus.
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Benachrichtigungsadresse kopieren
Nach der Aktivierung erscheint eine individuelle Adresse nur für Bank-E-Mails über gutgeschriebene Zahlungen.
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3
Benachrichtigung bei der Bank einrichten
Erstellen Sie eine E-Mail-Benachrichtigung für einen eingehenden oder gutgeschriebenen Betrag und verwenden Sie die individuelle Adresse als Empfänger.
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4
Erste Nachricht prüfen
Kontrollieren Sie nach der nächsten Zahlung den Zeitpunkt der letzten Benachrichtigung und den Status der erwarteten Rechnung.
Beispiel: eine eindeutige Zahlung über 850 EUR
Eine Bank-E-Mail meldet eine Gutschrift von 850 EUR. Simple Invoicing findet genau eine offene Rechnung mit Banküberweisung über 850 EUR. Enthält die E-Mail eine Referenz oder das Empfängerkonto, stimmen auch diese Daten überein.
Die Rechnung wird als bezahlt markiert, weil die Zahlung eindeutig nur zu dieser einen Rechnung passt. Bei zwei möglichen Rechnungen oder einem abweichenden Konto bleiben beide unverändert.
- Betrag und Währung müssen immer übereinstimmen.
- Zahlungsreferenz und Zielkonto werden geprüft, wenn die Bank sie angibt.
- Eine automatische Änderung erfordert genau eine passende Rechnung.
So wird die richtige Rechnung ausgewählt
Berücksichtigt werden nur Ihre offenen Rechnungen mit Banküberweisung. Betrag und Währung müssen der Benachrichtigung entsprechen. Eine erkannte Zahlungsreferenz oder ein Empfängerkonto muss ebenfalls zur Rechnung passen.
Erst wenn nach allen Prüfungen eine Rechnung übrig bleibt, ändert sich ihr Status. Eine unvollständige, widersprüchliche oder mehrdeutige E-Mail führt zu keiner automatischen Änderung.
Was der E-Mail-Parser tatsächlich erkennt
Der Parser verwendet feste Textmuster statt generativer KI. Er benötigt einen bezeichneten positiven Betrag und eine unterstützte Währung: CZK, EUR, PLN, GBP oder USD. Häufige Betragsbezeichnungen erkennt er auf Deutsch, Englisch, Tschechisch, Slowakisch und Polnisch.
Eine Bank kann andere Begriffe verwenden oder ihre Vorlage ändern; die Kompatibilität ist deshalb nicht universell. Testen Sie die erste Benachrichtigung und beobachten Sie den letzten Empfangszeitpunkt. Eine unlesbare Nachricht ändert keine Rechnung.
- Erforderlich sind eine erkennbare Betragsbezeichnung und unterstützte Währung.
- Zahlungsreferenz oder Zielkonto werden geprüft, wenn sie extrahiert werden können.
- Nicht unterstützte, unvollständige oder mehrdeutige Nachrichten lassen alle Rechnungen unverändert.
Kein Zugriff auf Ihr Online-Banking
Die Anwendung verarbeitet nur die E-Mail an Ihre individuelle Adresse. Sie benötigt weder Passwort noch Autorisierungscode oder direkte Kontoverbindung und kann kein Geld empfangen oder senden.
Die Nachricht dient als Grundlage für den Rechnungsstatus, ersetzt aber weder Kontoauszug noch Buchhaltung.
Zahlungs-E-Mails Ihrer Bank einrichten
Lassen Sie Ihre Bank für jede eingegangene oder gutgeschriebene Zahlung eine E-Mail an Ihre individuelle Simple-Invoicing-Adresse senden. Die E-Mail muss eine erkennbare Betragsbezeichnung und unterstützte Währung enthalten; nicht jede Bankvorlage funktioniert automatisch.
Allgemeine Einrichtung — Kompatibilität testen
Ihre Bank
Die Menünamen unterscheiden sich je nach Bank. Das Ziel bleibt gleich: eine E-Mail senden, sobald Geld auf Ihrem Konto eingeht.
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1
Kontobenachrichtigungen öffnen
Wählen Sie das passende Konto und suchen Sie nach E-Mail-Benachrichtigungen für eingegangene oder gutgeschriebene Zahlungen.
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2
Individuelle Adresse einfügen
Verwenden Sie die Adresse aus der Karte Automatischer Zahlungsabgleich als E-Mail-Empfänger.
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3
Speichern und prüfen
Kontrollieren Sie nach der nächsten Zahlung die letzte Nachricht und den Rechnungsstatus.
Wann eine Rechnung offen bleibt
Der automatische Abgleich verarbeitet keine Teilzahlungen, Sammelüberweisungen für mehrere Rechnungen, Rückbuchungen oder abgezogene Bankgebühren. Der Status bleibt auch unverändert, wenn die E-Mail nicht gelesen werden kann, keine Rechnung passt oder die Zahlung zu mehreren Rechnungen passen könnte.
Beobachten Sie nach der Einrichtung den Wert Letzte empfangene Benachrichtigung. Wird er nach einer echten Zahlung nicht aktualisiert, prüfen Sie bei Ihrer Bank Ereignis und Empfängeradresse. Nach Kontrolle des Kontoauszugs können Sie den Status jederzeit manuell ändern.
Die Funktion arbeitet nur mit Rechnungen, die in Simple Invoicing als PDF angelegt wurden. Sie erstellt oder verarbeitet keine strukturierte XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung und darf nicht als Lösung für verpflichtende B2B-E-Rechnungen dargestellt werden.
Verwandte Anleitungen und Werkzeuge
Häufige Fragen
Nein. Ihre Bank sendet eine normale E-Mail an eine individuelle Adresse. Simple Invoicing erhält weder Zugangsdaten noch direkten Kontozugriff.
Testen Sie eine echte Zahlungseingangs-E-Mail. Der Parser erkennt häufige Betragsbezeichnungen auf Deutsch, Englisch, Tschechisch, Slowakisch und Polnisch; eine andere oder geänderte Bankvorlage kann trotzdem scheitern. Dann bleibt die Rechnung unverändert.
Eine automatische Änderung erfordert genau eine Übereinstimmung von Betrag und Währung sowie die Prüfung weiterer vorhandener Daten. Wenn die Zahlung zu mehreren Rechnungen passen könnte, wird nichts geändert.
Nein. Diese Fälle müssen manuell geprüft werden. Der automatische Abgleich ist für eine Zahlung vorgesehen, die eindeutig zu einer offenen Rechnung gehört.
Lassen Sie eine Bank-E-Mail die richtige Rechnung aktualisieren
Aktivieren Sie Ihre individuelle Adresse, richten Sie die Benachrichtigung ein und prüfen Sie die erste automatische Zuordnung.
Zu den Kontoeinstellungen Anmeldung erforderlich