Dane firmy po REGON z GUS

Jeżeli masz REGON zamiast NIP, pobierz dostępny rekord z GUS, sprawdź nazwę i adres, a następnie zapisz zweryfikowane dane kontrahenta.

REGON często pojawia się w umowie, stopce dokumentu albo danych jednostki, gdy NIP nie został podany w wiadomości. Zamiast najpierw szukać numeru w innym katalogu, możesz użyć posiadanego identyfikatora jako punktu wyjścia do uzupełnienia kontrahenta.

Celem nie jest samo wyszukiwanie firmy. Wynik ma skrócić drogę do poprawnej faktury. Publiczne dane trzeba zestawić z zamówieniem, a informacje o wykonanej usłudze, płatności i osobie kontaktowej uzupełnić z własnych dokumentów.

Jak użyć REGON na fakturze

Przed wyszukaniem upewnij się, że numer pochodzi od właściwego odbiorcy i że wpisujesz go w odpowiedniej roli — nabywcy albo sprzedawcy.

1. 1

   Wpisz numer REGON

   Wybierz Polskę i wprowadź REGON w polu identyfikatora firmy. Usuń niepewne znaki albo wklej typowy zapis do znormalizowania.

2. 2

   Zweryfikuj rekord GUS

   Porównaj pełną nazwę, adres i dostępne numery z umową. Zwróć uwagę, czy wynik dotyczy podmiotu, czy jednostki lokalnej wskazanej przez klienta.

3. 3

   Dokończ fakturę

   Dodaj numer faktury, daty, pozycje, ceny, termin i sposób płatności. Sprawdź dane kontrahenta w podglądzie PDF.

REGON, NIP i rola kontrahenta

REGON i NIP pełnią różne funkcje. Uzyskanie danych po REGON nie oznacza, że można pominąć inny identyfikator wymagany dla danej faktury. Wykorzystaj wszystkie dane, które są właściwe dla podmiotu i transakcji, oraz sprawdź je w aktualnych źródłach.

Równie ważna jest rola firmy. Wyszukany podmiot może być Twoim nabywcą lub sprzedawcą, ale formularz nie odgadnie tego z numeru. Za każdym razem kontroluj nagłówek bloku, do którego wstawiasz wynik.

• Nie zamieniaj automatycznie REGON na ocenę statusu podatkowego.
• Porównaj nazwę jednostki z „nabywcą” na zamówieniu.
• Uzupełnij NIP, jeśli jest właściwy i dostępny.
• Sprawdź cały blok kontrahenta przed pobraniem PDF.

Kiedy zapisać wynik jako kontakt

Przy jednorazowym zleceniu możesz użyć danych tylko na bieżącej fakturze. Gdy współpraca jest regularna, zapisany kontakt skraca następne wystawienie i zapobiega tworzeniu kilku wariantów tej samej nazwy.

Zapis nie aktualizuje się automatycznie z rejestrem. Przed kolejnym dokumentem uwzględnij zmianę adresu, formy prawnej lub instrukcji rozliczeniowych. W razie wątpliwości ponownie porównaj dane z wyszukiwarką GUS.

Wynik wyszukiwania wymaga oceny

Brak rekordu może wynikać z błędu numeru, dostępności usługi albo rodzaju danych. Nie próbuj dopasowywać innej firmy wyłącznie po podobnej nazwie. Poproś kontrahenta o poprawne dane lub wpisz je ręcznie na podstawie wiarygodnego dokumentu.

Simple Invoicing nie wydaje odpisu z REGON, nie bada reprezentacji i nie aktualizuje urzędowych danych. Funkcja pobiera informacje do formularza; wynikowy PDF nie jest fakturą KSeF i nie realizuje obowiązku wysyłki.

Powiązane poradniki

Najczęstsze pytania