Automatyczna numeracja faktur PDF według własnego formatu

Kreator buduje lokalny format numeru z prefiksu, roku, miesiąca i licznika oraz pokazuje podgląd kolejnej wartości. Nie jest to numer nadawany przez KSeF i funkcji należy używać tylko dla dokumentów, które mogą legalnie powstać poza tym systemem.

Największą korzyścią jest kilka niezależnych serii jednocześnie. Możesz używać FV-2026-001 dla zwykłych faktur i SKLEP-2026-001 dla zamówień ze sklepu internetowego. Tak samo oddzielisz oddziały lub kanały sprzedaży; każdy format kontynuuje od własnej ostatniej faktury.

Przycisk poniżej otwiera nową fakturę z automatycznie rozwiniętym panelem Format. Ten sam panel otworzysz ręcznie przyciskiem Format obok numeru faktury. Numery wystawione poza Simple Invoicing nadal musisz uwzględnić we własnej kontroli.

Gdzie ustawić format numeru faktury

Selektor formatu znajduje się bezpośrednio przy polu numeru w formularzu nowej faktury.

1. 1

   Kliknij Format obok numeru faktury

   Otwórz Nową fakturę i użyj przycisku Format przy polu Numer faktury. Bezpośredni CTA na tej stronie otwiera ten sam formularz i automatycznie pokazuje panel.

2. 2

   Wybierz Predefiniowane lub Format niestandardowy

   Skorzystaj z gotowego wzoru albo połącz rok, miesiąc, separatory i jeden licznik. Własny token tekstowy tworzy prefiks taki jak FV, SKLEP albo skrót oddziału.

3. 3

   Sprawdź Podgląd i kliknij Zastosuj

   Panel oblicza następny numer wybranego formatu. Zastosowanie wpisuje go do faktury i wiąże zapisany dokument z formatem, aby dana seria mogła później kontynuować niezależnie.

Jak utworzyć własny prefiks i format

Na karcie Format niestandardowy dodajesz tokeny kliknięciem. Własny token tekstowy służy jako prefiks albo suffix, np. FV, SKLEP albo skrót oddziału. Następnie dodajesz rok, opcjonalny miesiąc, separatory i jeden licznik NN, NNN albo NNNN.

Podgląd zmienia się podczas budowania. Po kliknięciu Zastosuj i zapisaniu faktury format pojawia się w historii ostatnio używanych. Wybrany format można również ustawić w koncie jako domyślny.

• Rok cztero- lub dwucyfrowy.
• Miesiąc w zapisie dwucyfrowym.
• Jeden licznik: NN, NNN albo NNNN.
• Tekst oraz separator /, - lub _.

Kilka niezależnych serii numeracji

Faktura zachowuje informację o użytym formacie. Gdy wybierzesz go ponownie, Simple Invoicing znajduje ostatnią zgodną fakturę tego formatu i zwiększa jego licznik. Zwykła seria FV nie przesuwa więc serii SKLEP, nawet w jednym koncie.

Importowane, ręcznie zmienione i zapisane wyłącznie poza aplikacją dokumenty wymagają dodatkowej kontroli. Program nie może uwzględnić numeru, którego nie ma w jego danych.

Format nie gwarantuje kompletności ewidencji

Ręczne nadpisanie, kilka narzędzi albo niespójne serie nadal mogą prowadzić do powtórzeń. Podgląd pokazuje wynik formatu, a nie audyt wszystkich dokumentów firmy. Przed wystawieniem wyszukaj wątpliwy numer w całej ewidencji.

Kreator nie tworzy faktury ustrukturyzowanej, nie nadaje numeru KSeF i nie wysyła dokumentu do systemu. Używaj go wyłącznie dla B2C lub innego potwierdzonego przypadku poza obowiązkiem.

Powiązane poradniki

Najczęstsze pytania