Ein einfaches PDF ist keine strukturierte E-Rechnung. Für Rechnungen ab 1. Januar 2027 ist die allgemeine Übergangsfrist abgelaufen; nur bestimmte Ausnahmen und die verlängerte Frist für Aussteller bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz lassen eine sonstige Rechnung noch zu.
Vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 konnten alle Aussteller statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung verwenden. Bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz verlängert sich diese Möglichkeit nach der BMF-FAQ bis Ende 2027.
B2C-Umsätze und Leistungen von Kleinunternehmern sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Empfangen können müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen dennoch. Diese Seite ist eine Entscheidungshilfe und keine Freigabe für Ihren Einzelfall.
PDF-Rechnung erstellenRechnungsformat für 2027: zuerst Ausnahme oder Übergang prüfen
Erstellen Sie nicht zuerst ein PDF und prüfen Sie erst danach die Pflicht. Die Formatentscheidung gehört vor die Rechnungserfassung.
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1
Empfänger und Umsatz einordnen
Prüfen Sie, ob es sich um einen inländischen B2B-Umsatz, B2C, einen Auslandsfall oder einen anderen ausgenommenen Sachverhalt handelt.
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2
Aktuelle Übergangsregel prüfen
Bei B2B klären Sie, ob für den Aussteller im Jahr 2027 noch eine sonstige Rechnung zulässig ist und ob die erforderliche Zustimmung beziehungsweise Übermittlungsvoraussetzung vorliegt.
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3
Passendes Werkzeug verwenden
Für einen zulässigen PDF-Fall können Sie hier Positionen und Zahlungsdaten erfassen. Wird eine strukturierte E-Rechnung verlangt, nutzen Sie ein dafür geeignetes System.
Drei typische Prüfungen statt einer Pauschalantwort
Fall A: Ein Unternehmen rechnet eine Leistung an eine Privatkundin ab. Die inländische B2B-E-Rechnungspflicht greift für diesen Empfänger nicht; eine übersichtliche PDF-Rechnung kann weiterhin praktisch sein. Andere Pflichtangaben bleiben selbstverständlich bestehen.
Fall B: Ein Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz prüft, ob er die Übergangsregel bis Ende 2027 nutzen darf. Das zulässige PDF bleibt trotzdem eine sonstige Rechnung. Fall C: Für einen verpflichtenden inländischen B2B-Umsatz ist eine strukturierte E-Rechnung erforderlich; Simple Invoicing ist dafür nicht das richtige Werkzeug.
- B2C: nicht mit der inländischen B2B-Pflicht gleichsetzen.
- B2B 2027: Übergangsregel und konkrete Voraussetzungen aktuell prüfen.
- XRechnung/ZUGFeRD: ein System mit strukturiertem Ausgabeformat einsetzen.
Was eine E-Rechnung von einem PDF unterscheidet
Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn enthält strukturierte Daten in einem vorgegebenen elektronischen Format, sodass sie elektronisch verarbeitet werden kann. XRechnung und zulässige ZUGFeRD-Ausprägungen sind bekannte Beispiele. Ein normales PDF zeigt Inhalte visuell, erfüllt diese Struktur aber nicht.
Das gilt auch dann, wenn das PDF automatisch erzeugt, digital versandt oder aus einem Onlineformular erstellt wurde. Verwenden Sie deshalb in der Kommunikation die genaue Bezeichnung „PDF-Rechnung“ und behaupten Sie nicht, eine E-Rechnung bereitzustellen.
- Simple Invoicing: visuelles PDF zum Anzeigen und Herunterladen.
- Keine XRechnung-Datei.
- Keine ZUGFeRD-Struktur oder eingebettete Rechnungs-XML.
- Keine Übermittlung an ein E-Rechnungsportal.
Wann ein PDF trotzdem einen praktischen Zweck hat
Ein PDF kann in zulässigen B2C- und Übergangsfällen als Rechnung dienen. Es kann außerdem ein interner Entwurf zur Prüfung von Beträgen und Angaben sein. Ob es als maßgebliche Rechnung genügt, folgt jedoch nicht aus seiner Nützlichkeit.
Benötigen Sie eine lesbare Darstellung einer strukturierten E-Rechnung, erzeugen Sie diese aus demselben E-Rechnungssystem und denselben strukturierten Quelldaten. Simple Invoicing importiert oder synchronisiert diese Daten nicht; erstellen Sie die maßgebliche Rechnung deshalb nicht ein zweites Mal durch manuelles Abtippen.
Klare Produktgrenze: kein Ersatz für E-Rechnungssysteme
Simple Invoicing validiert keine EN-16931-Daten, erzeugt keine strukturierte XML, übermittelt keine XRechnung und prüft keine gesetzliche Ausnahme. Die Anwendung darf deshalb nicht als Kriterium für die Zulässigkeit des Formats verwendet werden.
Die Übergangsregeln sind zeitabhängig und können Voraussetzungen wie Umsatzjahr, Empfängerzustimmung oder Umsatzart berücksichtigen. Prüfen Sie die aktuelle BMF-FAQ und bei Zweifeln Ihre Steuerberatung. Für verbindliche Prozesse sollte Ihre Organisation dokumentieren, welches Format sie in welchem Fall nutzt.
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Häufige Fragen
Nein. Nach der BMF-Systematik ist ein einfaches PDF eine sonstige Rechnung und enthält nicht die erforderliche strukturierte E-Rechnungsinformation.
Nein. Die Anwendung erzeugt PDF-Dateien. Sie erstellt weder XRechnung noch ZUGFeRD und übermittelt keine strukturierte Rechnung.
Nur wenn eine Ausnahme oder verbleibende Übergangsregel greift. Die BMF-FAQ verlängert die Frist für Aussteller bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027; ein zulässiges PDF bleibt eine sonstige Rechnung.
B2C-Umsätze fallen laut BMF nicht unter diese inländische B2B-E-Rechnungspflicht. Andere Rechnungs- und Aufbewahrungspflichten können trotzdem gelten.
Format geklärt und PDF zulässig?
Dann erfassen Sie Positionen, Zahlungsziel und Bankdaten und prüfen Sie das visuelle Dokument vor dem Versand.
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